Zásady ochrany osobných údajov

1. Úvod

Vaše osobné údaje spracúvame zodpovedne a v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov (GDPR) a zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.

Tento dokument vysvetľuje, aké osobné údaje o vás spracúvame, prečo, ako dlho, komu ich sprístupňujeme a aké práva v súvislosti s tým máte. Týka sa návštevníkov webovej stránky efocus.sk, účastníkov našich konferencií, rečníkov, odberateľov newslettera a osôb, ktoré nás kontaktujú.

2. Kto je prevádzkovateľ

Prevádzkovateľom, ktorý rozhoduje o účeloch a prostriedkoch spracúvania vašich osobných údajov, je spoločnosť DIGIT, s.r.o., prevádzkovateľ značky eFocus.

Vo veciach ochrany osobných údajov nás kontaktujte e-mailom na efocus@efocus.sk alebo poštou na adresu sídla.

Zodpovednú osobu (DPO) sme neurčili, pretože nám to zákon neukladá. Vo všetkých otázkach týkajúcich sa vašich osobných údajov sa obráťte na uvedený e-mail; odpovieme najneskôr do jedného mesiaca.

3. Prehľad: čo a prečo spracúvame

Nasledujúca tabuľka je rýchly prehľad. Podrobnosti k jednotlivým riadkom nájdete v článkoch 4 až 10.

4. Účastníci konferencií a objednávatelia záznamov

Aké údaje spracúvame: meno a priezvisko, titul, e-mail, telefón, pracovná pozícia, názov a adresa zamestnávateľa, IČO, DIČ a IČ DPH, forma účasti, údaje potrebné na fakturáciu a evidenciu úhrady, prípadne údaje o stravovacích obmedzeniach, ak ich uvediete.

Prečo:

• Plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR): registrácia, komunikácia o podujatí, vydanie vstupu, sprístupnenie záznamu a materiálov. Bez týchto údajov vás na konferenciu nevieme prihlásiť.
• Plnenie zákonnej povinnosti (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR): vystavenie a archivácia daňového dokladu podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty.
• Oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR): uplatnenie alebo obhajoba právnych nárokov v premlčacej lehote a informovanie doterajších účastníkov o nasledujúcom ročníku tej istej konferencie. Proti tomuto spracúvaniu môžete kedykoľvek namietať.

Ako dlho:

• údaje na účtovných dokladoch: 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa doklad týka;
• ostatné údaje z registrácie: 4 roky od skončenia zmluvného vzťahu (premlčacia lehota podľa Obchodného zákonníka; ak ste spotrebiteľ, 3 roky podľa Občianskeho zákonníka, pričom sa uplatní dlhšia z lehôt, ktorá sa na váš prípad vzťahuje);
• prístupové heslá k záznamom: po dobu sprístupnenia záznamu podľa VOP.

5. Rečníci a archív konferencií

Na efocus.sk prevádzkujeme verejne prístupný archív konferencií, ktorý pokrýva podujatia od roku 2012. Súčasťou archívu sú profily rečníkov, ktorí na našich konferenciách vystúpili.

Aké údaje spracúvame: meno a priezvisko, akademický titul, pracovná pozícia a názov organizácie v čase vystúpenia, portrétna fotografia, názov a anotácia prednášky, dátum a názov konferencie.

Prečo: na základe oprávneného záujmu (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR). Naším oprávneným záujmom je dokumentovať a sprístupňovať odbornú históriu konferencií eFocus, umožniť odbornej verejnosti vyhľadať, kto sa ku ktorej téme kedy vyjadroval, a preukázať odbornú úroveň našich podujatí. Ide o údaje, ktoré rečník verejne prezentoval v profesijnej role na verejnom odbornom podujatí; nespracúvame žiadne údaje zo súkromného života.

Ako dlho: po dobu prevádzkovania archívu, teda bez vopred určenej lehoty. Zaznamenané údaje sa vzťahujú k dátumu vystúpenia a v čase sa neaktualizujú.

Označenie aktuálnosti: pri každom profile uvádzame, že údaje o pracovnej pozícii a organizácii sú platné k dátumu príslušného vystúpenia a nemusia zodpovedať súčasnému stavu.

Vaše možnosti, ak ste rečník. Máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu vašich údajov v archíve podľa čl. 21 GDPR, a to bez uvedenia dôvodu. Na základe námietky:

• profil upravíme podľa vašich pokynov, alebo
• profil obmedzíme na meno, názov prednášky a dátum konferencie, alebo
• profil z archívu odstránime.

Rovnako máte právo požiadať o opravu nesprávnych alebo neaktuálnych údajov a o odstránenie fotografie. Žiadosť pošlite na efocus@efocus.sk; vybavíme ju najneskôr do jedného mesiaca a o výsledku vás budeme informovať.

6. Newsletter

Aké údaje: e-mailová adresa, prípadne meno a priezvisko.

Prečo: na základe vášho súhlasu (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR) vám zasielame informácie o pripravovaných konferenciách a odborné novinky, najviac dvakrát mesačne.

Ako dlho: do odvolania súhlasu. Ak na žiadny náš e-mail nezareagujete po dobu 3 rokov, kontakt zo zoznamu odstránime aj bez vašej žiadosti.

Odvolanie súhlasu: kedykoľvek, kliknutím na odkaz Odhlásiť sa v päte každého e-mailu alebo správou na efocus@efocus.sk. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním.

Na rozosielanie používame službu Ecomail, ktorá je uvedená medzi príjemcami v článku 8.

7. Fotografie a videozáznamy z podujatí

Z našich konferencií vyhotovujeme fotografickú a video dokumentáciu, ktorú používame na dokumentáciu podujatia a propagáciu našej činnosti, a to na efocus.sk, v newsletteri a na profesijných sociálnych sieťach.

Právny základ: oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) na dokumentácii a propagácii vlastnej činnosti. Ide o záznamy z verejného odborného podujatia, nie o portréty jednotlivcov vyhotovované na samostatný účel.

Videozáznamy vystúpení rečníkov sprístupňujeme účastníkom podujatia a predávame ako samostatné plnenie. Rečníci sú o tom informovaní vopred a vyhotovenie a šírenie záznamu ich vystúpenia je predmetom osobitnej dohody s rečníkom.

Vaše práva: ak sa nachádzate na zverejnenej fotografii a neželáte si to, napíšte nám na efocus@efocus.sk a fotografiu odstránime alebo vás na nej znečitateľníme. Nemusíte uvádzať dôvod.

Ako dlho: po dobu prevádzkovania archívu podujatí.

8. Komu vaše údaje sprístupňujeme

Vaše osobné údaje nepredávame a neposkytujeme tretím stranám na ich vlastné marketingové účely.

Sprístupňujeme ich len týmto kategóriám príjemcov. Väčšina z nich ich spracúva v našom mene ako sprostredkovatelia na základe zmluvy podľa čl. 28 GDPR; pri vloženom prehrávači YouTube si Google určuje vlastné účely spracúvania, a preto vystupuje ako samostatný prevádzkovateľ:

Ďalej môžeme údaje poskytnúť orgánom verejnej moci, ak nám to ukladá zákon.

Prenos mimo EÚ. Väčšina našich sprostredkovateľov sídli v Európskej únii. Spoločnosť Cloudflare, Inc. so sídlom v Spojených štátoch amerických a spoločnosti skupiny Google, ktoré prevádzkujú platformu YouTube, môžu spracúvať údaje aj mimo Európskeho hospodárskeho priestoru. Takýto prenos sa uskutočňuje na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti ochrany (rámec EU-U.S. Data Privacy Framework), prípadne na základe štandardných zmluvných doložiek podľa čl. 46 GDPR.

9. Zabezpečenie údajov

Prijali sme primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu vašich údajov pred neoprávneným prístupom, stratou alebo zneužitím, najmä šifrovaný prenos (HTTPS), riadenie prístupových práv, pravidelné aktualizácie softvéru a pravidelné zálohovanie.

Žiadne opatrenie neposkytuje absolútnu ochranu. Ak by napriek tomu došlo k porušeniu ochrany osobných údajov s pravdepodobne vysokým rizikom pre vaše práva, budeme vás o tom bez zbytočného odkladu informovať.

10. Cookies a podobné technológie

Súbory cookies sú malé textové súbory, ktoré sa ukladajú vo vašom prehliadači pri návšteve webovej stránky. Používame ich, aby web fungoval, aby sme rozumeli tomu, ako sa používa, a aby sme ho vedeli zlepšovať.

10.1 Aké cookies používame

• Nevyhnutné cookies: sú potrebné na základné fungovanie webu (udržanie relácie, bezpečnostné funkcie, zapamätanie vašej voľby v nastaveniach cookies). Bez nich web nefunguje správne. Používame ich na základe oprávneného záujmu a nevyžadujú váš súhlas.
• Analytické cookies: pomáhajú nám zistiť, ktoré stránky sú navštevované a ako sa web používa. Údaje by sme spracúvali v agregovanej podobe a len s vaším súhlasom.
• Marketingové cookies: slúžia na meranie účinnosti kampaní a na vložený obsah tretích strán, napríklad videozáznamy z konferencií. Použijeme ich len s vaším súhlasom.
• Cookies tretích strán pri vloženom obsahu: videozáznamy z našich konferencií sú uložené na YouTube, ktorý pre Európu prevádzkuje Google Ireland Limited. Prehrávač používame v režime rozšírenej ochrany súkromia (youtube-nocookie.com): neukladá cookies, ukladá si však údaje v lokálnom úložisku vášho prehliadača a už pri načítaní prenáša vašu IP adresu a adresu zobrazenej stránky spoločnosti Google. Preto ho načítame až po vašom súhlase s marketingovou kategóriou, prípadne až po tom, ako sami kliknete na tlačidlo prehrávania. Náhľadové obrázky videí máme uložené na vlastnom serveri, takže sa zobrazujú bez akéhokoľvek spojenia s Googlom. Počas živého vysielania môžeme rovnakým spôsobom vložiť aj okno Slido, v ktorom kladiete otázky a hlasujete. Prevádzkuje ho Slido s.r.o. a podľa jeho cookie deklarácie môže uložiť technické cookies potrebné na chod miestnosti. Rovnako ako prehrávač ho načítame až po vašom súhlase s marketingovou kategóriou.

Aktuálne na efocus.sk nasadzujeme len nevyhnutné cookies. Analytické ani marketingové cookies zatiaľ nepoužívame. Vložený prehrávač YouTube cookies neukladá, používa však lokálne úložisko vášho prehliadača, a okno Slido pri živom vysielaní môže uložiť vlastné technické cookies; oboje preto načítame až s vaším súhlasom a položky, ktoré si ukladajú, nájdete v zozname nižšie. Ak nasadíme ďalšie cookies, doplníme ich do zoznamu a vyžiadame si na ne váš súhlas ešte predtým, než sa uložia.

10.2 Zoznam cookies

10.3 Ako cookies spravovať

Nevyhnutné cookies nevyžadujú váš súhlas a nasadzujeme ich vždy. Pri prvej návšteve efocus.sk sa vám zobrazí lišta, v ktorej si vyberiete, ktoré nepovinné kategórie povolíte. Odmietnutie je rovnako jednoduché ako prijatie a svoju voľbu môžete kedykoľvek zmeniť v nastaveniach cookies dostupných z pätičky stránky.

Cookies môžete tiež spravovať alebo vymazať priamo v nastaveniach svojho prehliadača. Zablokovanie nevyhnutných cookies môže spôsobiť, že niektoré časti webu prestanú fungovať.

Evidencia súhlasov. Aby sme vedeli preukázať, že ste súhlas skutočne udelili, ukladáme o každej vašej voľbe v cookie lište záznam: ktoré kategórie ste povolili, akým spôsobom, verziu lišty, identifikáciu vášho prehliadača a nevratný odtlačok vašej IP adresy. Samotnú IP adresu neukladáme. Spracúvame ich preto, že podľa čl. 7 ods. 1 GDPR musíme vedieť súhlas preukázať, a uchovávame ich 2 roky.

10.4 Serverové logy

Náš webový server automaticky zaznamenáva technické údaje o prístupoch, konkrétne IP adresu, typ prehliadača, dátum a čas prístupu a navštívenú adresu. Spracúvame ich na základe oprávneného záujmu na zabezpečení a stabilite webovej stránky a uchovávame ich najviac 30 dní.

11. Vaše práva

Vo vzťahu k vašim osobným údajom máte podľa GDPR tieto práva:

• Právo na prístup (čl. 15): dozvedieť sa, či o vás spracúvame údaje, ktoré a na aký účel, a získať ich kópiu.
• Právo na opravu (čl. 16): dať opraviť nesprávne alebo doplniť neúplné údaje.
• Právo na výmaz (čl. 17): dať vymazať údaje, ak už nie sú potrebné, ak ste odvolali súhlas alebo ak ste úspešne namietali. Právo sa neuplatní tam, kde nám uchovávanie ukladá zákon, najmä pri účtovných dokladoch.
• Právo na obmedzenie spracúvania (čl. 18): dať dočasne obmedziť spracúvanie, kým sa vyrieši vaša námietka alebo správnosť údajov.
• Právo na prenosnosť (čl. 20): dostať údaje, ktoré ste nám poskytli, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte.
• Právo namietať (čl. 21): kedykoľvek namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme, vrátane archívu rečníkov a fotodokumentácie. Proti spracúvaniu na účely priameho marketingu môžete namietať kedykoľvek a bez uvedenia dôvodu; spracúvanie na tento účel následne ukončíme.
• Právo odvolať súhlas: kedykoľvek, bez vplyvu na zákonnosť predchádzajúceho spracúvania.
• Právo podať sťažnosť dozornému orgánu (čl. 77): obrátiť sa na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.

Ako si práva uplatniť: e-mailom na efocus@efocus.sk alebo písomne na adrese DIGIT, s.r.o., ul. Ignáca Gešaja 610/29, 900 28 Zálesie. Odpovieme vám najneskôr do jedného mesiaca od doručenia žiadosti. Ak je žiadosť zložitá, lehotu môžeme predĺžiť najviac o dva mesiace a o predĺžení vás budeme informovať. Uplatnenie práv je bezplatné.

Dozorný orgán: Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Slovenská republika, telefón +421 2 32 31 32 11, dataprotection.gov.sk.

12. Automatizované rozhodovanie a profilovanie

Vaše osobné údaje nepoužívame na automatizované rozhodovanie ani na profilovanie, ktoré by malo právne účinky alebo vás obdobne významne ovplyvnilo.

13. Zmeny týchto zásad

Tieto zásady môžeme aktualizovať, ak sa zmení spôsob, akým spracúvame osobné údaje, alebo ak si to vyžiada zmena právnych predpisov. Aktuálne znenie je vždy dostupné na efocus.sk/ochrana-osobnych-udajov/. Dátum účinnosti aktuálneho znenia je uvedený v obsahu dokumentu a v jeho pätičke.